GoBD & Verfahrensdokumentation

1. Geltungsbereich

• Rechnungen & Angebote (Billing): produktiv — fortlaufende Nummernkreise, Unveränderbarkeit nach Ausstellung, Storno statt Löschen, Audit-Log, E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X).
• Buchhaltungsmodul (bh_*): im Aufbau — Journal mit Festschreibungs-Flags, Audit, Beleg-Inbox; Verfahrensdok-Generator und Betriebsprüfungs-Export folgen den Meilensteinen ADR-0046 / Spec Buchhaltung.
• Nicht Gegenstand dieser Seite: Lohnbuchhaltung, TSE-Kasse, vollständige UStVA-Abgabe über ERiC (Roadmap).

2. Grundsätze (GoBD-Querschnitt)

• Unveränderbarkeit: Ausgestellte Rechnungsnummern und Kernfelder sind nach Vergabe datenbankseitig geschützt (Immutability-Trigger). Korrekturen nur über Stornorechnung / Gegenbuchung.
• Nachvollziehbarkeit: Sicherheits- und buchungsrelevante Aktionen werden im Audit-Log mit Akteur, Zeitstempel und Kontext protokolliert.
• Zeitnahe Erfassung: Belege und Umsätze können über Upload, E-Mail-Inbox, Dropbox/Nextcloud und Bank-Import zugeführt werden; Matching und Festschreibung sind Produktfunktionen der Buchhaltung.
• Aufbewahrung: Orientierung an AO/HGB bzw. BEG IV — typisch 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Handelsbücher/Jahresabschlüsse/Buchungen. Konkrete Fristen legt der Mandant mit seinem Steuerberater fest.
• Zugriffskontrolle: Mandantentrennung (customer_id), Rollen/Capabilities, optionale Steuerberater-Zugänge (ADR-0050, Self-Service bleibt Default).

3. Rechnungsstellung (produktiv)

• Lückenlose, mandantenbezogene Rechnungsnummernkreise (Jahr + Sequenz).
• PDF-Archiv der ausgestellten Rechnung; bei E-Rechnung Einbettung von Factur-X/ZUGFeRD-XML (EN 16931).
• Import von Belegen inkl. Factur-X/DATEV-nahe Formate in den Rechnungs-/Belegeingang.
• Bankabgleich (CSV u. a.) gegen offene Posten; Zahlungsstatus in der Rechnungsliste.
• Kein Löschen ausgestellter Eagle-Rechnungen — nur Storno nach GoBD-Muster.
• Zwei Verkaufsspuren der Plattform:
  • B2B SaaS (Unternehmer § 14 BGB): Registrierung mit Unternehmer-Bestätigung, Abo-Rechnungen netto, Vertragstyp platform_subscription/saas_plan ohne gesetzliches Widerrufsrecht, B2B-AGB.
  • B2C Hochzeitsgalerie / Event-Pass (Verbraucher § 13 BGB): Einmalkauf brutto inkl. MwSt., eigener Rechnungsnummernkreis EP-, Vertragstyp event_pass/digital_gallery, Verbraucher-AGB, Widerrufsbelehrung, elektronische Widerrufsfunktion (§ 356a), dokumentierte Early-Start-Zustimmung (§ 356 Abs. 5) und Kaufbestätigung (§ 312f) per E-Mail. Audit in legal_withdrawal_waivers mit order_ref=event_pass:{id}.

4. Buchhaltung (Modul-Stand)

Das Buchhaltungsmodul nutzt eine doppelte Buchungs-Engine (bh_entries / bh_entry_lines). EÜR ist Auswertungssicht, kein zweites Datenmodell. Geplant bzw. scaffoldiert:

• Periodenfestschreibung (locked), Storno über Gegenbuchung (reversal_of)
• Append-only Audit (bh_audit)
• Belegarchiv mit Hash-Vorbereitung; DATEV-/GoBD-Export und generierbare Verfahrensdok-PDF (M5/M7)
• UStVA-Kennzahlen aus Steuerschlüsseln (keine manuellen Kennziffern)

5. Verfahrensdokumentation — Was Sie erwarten können

GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation der eingesetzten IT-Verfahren (Organisation, Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung, Internes Kontrollsystem).

• Heute: Diese öffentliche Beschreibung + TOMs/AVV unter AVV / DPA und Sicherheit & Vertrauen als Ausgangspunkt für Ihre eigene Dokumentation.
• Roadmap: Mandantenspezifischer Markdown→PDF-Entwurf mit Stammdaten, genutzten Modulen, Nummernkreisen, Aufbewahrungsorten und Rollen — als Verkaufsargument und Betriebsprüfungs-Hilfe (ADR-0046 M7).
• Ihre Pflicht: Organisatorische Abläufe (wer bucht wann, Freigaben, physische Belege) müssen Sie ergänzen — Software ersetzt keine Unternehmensprozesse.

6. E-Rechnung

• Empfang: seit 2025 relevant — Belegeingang unterstützt strukturierte Formate (Factur-X/XML-first wo möglich).
• Ausstellung: ZUGFeRD/Factur-X im Rechnungsausgang; gesetzliche B2B-Pflichten ab 2027/2028 je Umsatzschwelle — der Stack ist darauf ausgelegt.
• Öffentliches Prüf-Tool: E-Rechnung prüfen.

7. Hosting & technische Umgebung

• Produktion in der EU (Hetzner). Details: Sicherheit.
• Auftragsverarbeiter: Subprozessoren.
• Datenschutz: Datenschutzerklärung.

8. Hinweis / Keine Rechtsberatung

Diese Seite ist eine technische Produktbeschreibung zum aktuellen Stand. Ob Ihr Verfahren GoBD-konform ist, hängt auch von Ihren organisatorischen Maßnahmen ab. Bei Betriebsprüfungen und individuellen Verfahrensdokumenten empfehlen wir Abstimmung mit Steuerberatung bzw. Datenschutzberatung. Kontakt: Kontaktformular · datenschutz@eagle.marketing